VECDA LEGAL SERVICIOS LEGALES CORPORATIVOS S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901938346-8, con domicilio principal en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “VECDA LEGAL” o la “Sociedad”), adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”), en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulan la materia.
La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos, principios, finalidades, derechos, procedimientos y medidas aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos, transferidos y protegidos por VECDA LEGAL en desarrollo de su objeto social y de las relaciones jurídicas, contractuales, comerciales, laborales, académicas y profesionales que mantiene o pueda llegar a mantener con personas naturales.
La utilización de los servicios ofrecidos por VECDA LEGAL, la celebración de contratos, el diligenciamiento de formularios físicos o digitales, el suministro voluntario de información por cualquier medio y/o la aceptación expresa o tácita de esta Política constituyen autorización suficiente para el tratamiento de los datos personales conforme a los términos aquí establecidos.
1. Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita mediante la cual VECDA LEGAL informa al Titular sobre la existencia de esta Política, las finalidades del tratamiento y los mecanismos para ejercer sus derechos.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de VECDA LEGAL.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato Público: Información calificada como tal conforme a la ley o que no sea de naturaleza privada, semiprivada o sensible.
- Dato Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
- Dato Semiprivado: Información que no es íntima ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a un grupo determinado de personas o a la sociedad en general.
- Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos biométricos, de salud, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones similares.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de VECDA LEGAL, conforme a sus instrucciones.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales. Para efectos de esta Política, VECDA LEGAL S.A.S.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, análisis, circulación, transmisión, transferencia, actualización, corrección, anonimización o supresión.
- Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado del Tratamiento para que los trate por cuenta del Responsable.
- Transferencia: Entrega de datos personales a otro Responsable del Tratamiento para que los trate de manera autónoma.
2. Alcance
La presente Política aplica a todos los datos personales que reposen en las bases de datos de VECDA LEGAL y que sean tratados en el desarrollo de su objeto social, incluyendo, sin limitarse a, relaciones con clientes, potenciales clientes, usuarios, proveedores, aliados estratégicos, contratistas, candidatos, trabajadores y demás titulares.
3. Principios rectores
El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, razonabilidad, temporalidad y no discriminación.
4. Recolección de datos personales
VECDA LEGAL podrá recolectar datos personales a través de los siguientes medios, entre otros:
- Página web, landing pages y formularios digitales
- Correos electrónicos y canales de mensajería
- Redes sociales y plataformas digitales
- Sistemas de agendamiento, videoconferencia y CRM
- Procesos de contratación y prestación de servicios
- Procesos de selección, vinculación laboral y relaciones profesionales
- Eventos académicos, comerciales o institucionales
Los datos recolectados podrán incluir información de identificación, contacto, académica, laboral, profesional, comercial, contractual, financiera, de facturación, historial de servicios, imágenes, grabaciones y cualquier otro dato necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas.
5. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
VECDA LEGAL únicamente tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario, permitido por la ley y previa autorización expresa del Titular, informándole que no está obligado a suministrarlos.
Los datos personales de niños, niñas y adolescentes solo serán tratados cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando dicho tratamiento responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales.
6. Finalidades del tratamiento
VECDA LEGAL recolecta, almacena, organiza, usa, analiza, circula, transmite y transfiere los datos personales de los Titulares, de conformidad con la ley, para las finalidades que se describen a continuación, las cuales se entienden aceptadas con la autorización otorgada.
6.1 Finalidades comunes aplicables a todos los Titulares
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades generales:
- Desarrollar, ejecutar y cumplir el objeto social de VECDA LEGAL como firma de servicios jurídicos, consultivos y estratégicos.
- Establecer, mantener y gestionar relaciones de naturaleza civil, comercial, contractual, profesional, académica o laboral con los Titulares.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias y administrativas aplicables a VECDA LEGAL.
- Conservar y administrar información relacionada con la ejecución de contratos, prestación de servicios, encargos profesionales y relaciones jurídicas.
- Verificar la identidad de los Titulares y validar la información suministrada, incluyendo antecedentes profesionales, disciplinarios, judiciales o contractuales, cuando sea legalmente procedente.
- Proteger los activos, la información, la infraestructura tecnológica y los derechos de VECDA LEGAL y de los Titulares.
- Prevenir, detectar y gestionar incidentes de seguridad de la información, fraudes, accesos no autorizados o usos indebidos de los sistemas.
- Gestionar comunicaciones con los Titulares por medios físicos o digitales, incluidos correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, redes sociales, plataformas de videoconferencia y otros canales habilitados.
- Atender consultas, solicitudes, peticiones, reclamos y actuaciones administrativas o judiciales presentadas por los Titulares.
- Utilizar los datos personales como soporte probatorio en actuaciones administrativas, contractuales, disciplinarias o judiciales, cuando sea necesario.
- Compartir información con autoridades administrativas o judiciales cuando exista deber legal u orden competente.
- Realizar análisis estadísticos, operativos, administrativos, comerciales o técnicos, de manera agregada o anonimizada, para la mejora continua de procesos y servicios.
6.2 Finalidades respecto de clientes y potenciales clientes
Los datos personales de clientes y potenciales clientes serán tratados adicionalmente para:
- Evaluar solicitudes de servicios jurídicos, propuestas, cotizaciones y viabilidad de encargos profesionales.
- Ejecutar, gestionar y hacer seguimiento a la prestación de servicios legales, consultivos y estratégicos.
- Administrar el historial de servicios, interacciones, comunicaciones y relaciones contractuales.
- Informar sobre el alcance, características, condiciones y novedades de los servicios ofrecidos por VECDA LEGAL.
- Desarrollar actividades de fidelización, relacionamiento y acompañamiento profesional.
- Diseñar, mejorar y personalizar servicios jurídicos con base en las necesidades del cliente.
- Realizar actividades de mercadeo jurídico, estudios de mercado, prospección comercial y análisis de tendencias.
- Enviar comunicaciones comerciales, informativas o académicas relacionadas con los servicios de VECDA LEGAL, sin perjuicio del derecho del Titular a solicitar la exclusión.
6.3 Finalidades respecto de usuarios de plataformas digitales y página web
Los datos personales de usuarios de la página web, formularios digitales y plataformas tecnológicas serán tratados para:
- Gestionar solicitudes de contacto, agendamiento de citas y acceso a contenidos.
- Analizar el comportamiento de navegación, uso de plataformas y experiencia del usuario.
- Implementar métricas, analítica digital, estudios de tráfico y mejora de la experiencia digital.
- Identificar patrones de uso, preferencias y necesidades de los usuarios.
- Optimizar el funcionamiento de herramientas digitales, sistemas de información y canales de atención.
6.4 Finalidades respecto de proveedores, aliados y contratistas
Los datos personales de proveedores, aliados estratégicos y contratistas serán tratados para:
- Evaluar, seleccionar y vincular proveedores y aliados.
- Gestionar relaciones contractuales, comerciales y operativas.
- Verificar referencias comerciales y profesionales.
- Gestionar pagos, facturación, retenciones, obligaciones tributarias y soportes contables.
- Emitir certificaciones contractuales, comerciales o profesionales.
- Coordinar actividades conjuntas, alianzas estratégicas y proyectos colaborativos.
6.5 Finalidades respecto de candidatos, trabajadores y colaboradores
Los datos personales de candidatos, trabajadores y colaboradores serán tratados para:
- Adelantar procesos de selección, evaluación y vinculación.
- Gestionar la relación laboral o contractual.
- Administrar nómina, seguridad social, prestaciones, beneficios y obligaciones legales.
- Evaluar desempeño, competencias, historial profesional y desarrollo.
- Gestionar accesos a sistemas, plataformas tecnológicas y recursos informáticos.
- Conservar registros laborales, disciplinarios y contractuales conforme a la ley.
6.6 Tratamiento mediante tecnologías, legaltech, software e inteligencia artificial
VECDA LEGAL podrá tratar datos personales mediante herramientas tecnológicas, software jurídico, plataformas legaltech, inteligencia artificial, automatización de procesos y servicios de computación en la nube, con las siguientes finalidades:
- Optimizar procesos legales, contractuales y administrativos.
- Analizar información jurídica y documental de manera asistida.
- Generar reportes, métricas y análisis internos.
- Mejorar la eficiencia, calidad y escalabilidad de los servicios.
- Apoyar la toma de decisiones profesionales, sin que se adopten decisiones con efectos jurídicos adversos basadas exclusivamente en tratamientos automatizados, salvo autorización expresa o habilitación legal.
6.7 Transmisión y transferencia de datos personales
VECDA LEGAL podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales, incluidos proveedores tecnológicos, plataformas en la nube y aliados estratégicos, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas, exista autorización del Titular o medie obligación legal o judicial.
7. Tratamiento de imágenes, videollamadas y grabaciones
La participación del Titular en videollamadas, reuniones virtuales, eventos presenciales o virtuales organizados o patrocinados por VECDA LEGAL podrá implicar el tratamiento de su imagen y voz con fines profesionales, académicos, probatorios, comerciales o institucionales, sin que ello genere derecho a compensación económica.
8. Transmisión y transferencia de datos personales
VECDA LEGAL podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales, incluidos proveedores tecnológicos, plataformas en la nube, sistemas de información y aliados estratégicos, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas, exista autorización del Titular o medie obligación legal o judicial.
9. Conservación, supresión y anonimización
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados y mientras exista un deber legal, contractual o profesional de conservación.
Una vez cumplida la finalidad, VECDA LEGAL procederá a la supresión o anonimización de los datos, garantizando su eliminación segura o su uso exclusivamente estadístico.
10. Derechos de los Titulares
Los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- Solicitar prueba de la autorización otorgada
- Ser informados sobre el uso de sus datos
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del requisito de procedibilidad
11. Procedimiento para ejercer derechos
Las consultas, solicitudes o reclamos deberán enviarse al correo electrónico contactenos@vecdalegal.com, indicando la identificación del Titular, la descripción clara de la solicitud y los datos de contacto.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme a la ley.
12. Deberes de VECDA LEGAL
VECDA LEGAL, en su calidad de Responsable del Tratamiento, se obliga a cumplir los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares y adoptar medidas de seguridad adecuadas.
13. Vigencia
La presente Política rige a partir de su publicación.
Última actualización: 16 de diciembre de 2025.